Site Overlay

Den interne podcast

Man skal til at stikke høretelefoner i ørerne for at høre podcast.

Når man siger ordet podcast, vil de fleste tænke på det vi kan finde i en podcast-app. Men podcast kan også bruges internt i virksomheder og organisationer.

Den øgede brug af hjemmearbejde har sat fokus på, at medarbejderne kan befinde sig andre steder end tæt på administrationen; uanset om de er ude på en byggeplads eller på vej til borgere eller kunder. For dem er det ikke ideelt at få information, hvor man skal sidde med øjnene vendt mod en skærm. Podcast gør det muligt, at de kan få information, hvor de er, og når de har tid.

Hvorfor podcast?

Podcast er et medie blandt flere, og man skal vælge det, der er mest velegnet. Video er et populært medie, der kan være alternativet til podcast. Podcast har nogle styrker, der kan være afgørende:

  • Podcast kræver ikke øjenkontakt, og kan derfor anvendes i stort set alle situationer, hvor man med video er bundet til en skærm.
  • Folk vil generelt lytte længere til en podcast end til en video, og man kan derfor få forklaret en større mængde stof eller gå mere i dybden med podcast.
  • Ofte er der ikke nogle naturlige billeder i virksomhedskommunikation. På videoer kan det ofte blive til talende hoveder, mens man i en podcast vil lytte til nogle mennesker, der taler.
  • 20 minutter god video er meget mere kostbar end en tilsvarende podcast.

Video kan være det rigtige valg i nogle situationer, og der bliver lavet rigtigt gode videoer. Til gengæld bliver der også lavet rigtigt mange dårlige, hvor det er det forkerte medievalg eller der ikke er tilstrækkeligt med ressourcer til at lave en godt produkt.

Hvad kan man bruge intern podcast til?

I det følgende er her nogle bud på, hvad man kan bruge intern podcast til:

  • Podcast i stedet for møder
  • Onboarding
  • Ledelsesinformation
  • Information til dem uden for kontoret
  • Lær nyt
  • Læsesvage

Podcast i stedet for møder

Møder med mange deltagere er i praksis envejskommunikation. Man kan måske stille et opklarende spørgsmål, men bortset fra debatarrangementer, så går talen ret ensidigt fra taler til lytter. Det kan være en effektiv måde at få afleveret et budskab på, og spørgsmål kan man klare på et andet tidspunkt. En ulempe ved den slags møder er, at en hel masse mennesker skal indrette deres kalender efter tidspunktet. Dem der arbejder hjemme eller er ude på opgave skal tage ind på arbejdet for at deltage i det møde. Med en podcast kan medarbejderne høre budskabet, når det passer ind i arbejdet.

Online møder

Et alternativ er onlinemøder fx med Zoom eller Microsoft Teams, men man skal stadig være tilgængelig på et bestemt tidspunkt, og mange vil nok have oplevet, hvordan de tekniske udfordringer kan koste tid og koncentration.

Man kan optage et onlinemøde, men der er stor forskel på, at høre en optaget liveoptagelse og være til stede samtidig med, at den foregår: Optagelsen kommer ofte til at virke kedeligere end når man hører det direkte.

Onboarding

Nye medarbejdere kan være heldige, at der er en stor personalehåndbog på intranettet, der giver svar på alle tænkelige spørgsmål. Men at komme gennem sådan en personalehåndbog kan være en overskuelig opgave, og den er også kun en brik i at lave en onboarding. En podcast kan introducere de vigtigste emner. Der er de rent praktiske oplysninger, man som ny medarbejder skal kende til, og der er en række forventninger, som man skal forholde sig til.

Virksomheden har en kultur, som den enten har eller som man stræber mod. Ofte vil det være nemmere at høre nogle mennesker fortælle om forventninger og kultur frem for at læse en tekst, der nemt kan blive mindre nærværende. Det er mennesker, der møder den nye medarbejder med forventninger, og som er en del af en kultur, og derfor er det en fordel, at man kan lytte til nogle konkrete mennesker. Måske skal de fortælle om deres arbejde, hvor man får konkrete eksempler på, hvad kulturen og forventningerne betyder.

Podcast skal indgå i en samlet kommunikation, hvor noget er skriftligt og andet den introduktion som nogle medarbejdere giver den nye.

Ledelsesinformation

Ledelsen har brug for at fortælle, hvad det er for en vej medarbejderne skal gå. Det kan handle om den vedtagene strategi, ændringer, problemer og succeser medarbejderne skal forholde til. Når man vil have virksomhedens kultur til at nå ud til de enkelte medarbejdere, så er det et vedvarende arbejde. Podcast giver mulighed for at fortælle i en personlig og vedkommende form, hvor man kan mærke, at der er mennesker bag ordene. Måske skal chefen have sit månedlige indslag, hvor medarbejderne kan høre direkte fra ledelsen i “Chefens hjørne”.

Information til dem uden for kontoret

Mange medarbejdere er ude på opgave eller sidder hjemme og arbejder. Her kan podcast være en mulighed for at få information fra arbejdspladsen, og det kan måske foregå mens man er undervejs i trafikken. Der er også arbejdsopgaver, hvor man kan lytte samtidig med, at man arbejder. Det kan være et godt supplement til at skulle læse information på et intranet eller i e-mails, som man skal finde tid til uden for ens normale arbejdsopgaver.

Lær nyt

Nogle virksomheder har mange løbende ændringer. Det kan fx være nye varer, services eller retningslinjer som medarbejderne skal forholde sig til. Her kan podcast være en mulighed for at få fortalt om ændringerne. Det kan være, at den mundtlige forklaring kan være tilstrækkelig, men det kan også give overblikket, hvor man efterfølgende nemmere kan dykke ned i nogle tekniske detaljer.

Undervisning

Decideret undervisning kan også foregå mundtligt alt efter, hvad man skal lære. Drejer det sig om hvordan en maskine fungerer i detaljer, er det måske ikke podcast, man skal satse på. Er det til gengæld et spørgsmål om forståelse, så kan det mundtlige være rigtigt velegnet.

Lær virksomheden at kende

Medarbejdere kan have meget lidt kendskab til, hvad andre laver. En podcast kan hjælpe til at man får en bredere forståelse af de forskellige funktioner, og får en styrket opfattelse af virksomheden som et hele.

Læsesvage

Det er nemt at glemme dem, der har svært ved at læse. Dem der tager beslutninger, er ofte gode læsere, der ikke tænker på, at en stor del af befolkningen ikke læser godt. Det er ikke kun ordblinde, der har problemer, men der er også en stor gruppe, der ikke er trænet nok, og der kan ens udmærkede skriftlige medier være mere eller mindre spildt.

Hvordan kan man komme i gang med intern podcast?

Det er vigtigt at forstå, at podcast ikke blot er et spørgsmål om at sige noget ned i en mikrofon, og have det liggende til aflytning. Hvis det skal være effektivt, så kræver det, at man arbejder med, hvad man vil med sin kommunikation, og hvordan man kommer derhen. Det kan sammenlignes med skrift: Nogle gange er en hurtig besked i en e-mail fin, men skal man skrive et blogindlæg eller en artikel, så kræver det en større indsats, hvis resultatet skal være godt, og hvis det er led i en større sammenhæng, så kræver det en planlægning..

Teknikken i podcast er vigtig. Det gælder ikke kun a få den gode optagelse men også klipningen. En godt klippet podcast er nemmere at forstå, og de medvirkende fremstår langt mere troværdige og kompetente end en podcast, hvor man bruger optagelsen ubearbejdet.

En professionel bistand kan sikre den gode kvalitet. Hvis man vil producere internt, kan der være behov for træning og bistand i at få udarbejdet en plan for, hvordan podcast skal anvendes. Det kan være en fordel at få tilført noget ekstern kompetence, men der er også en fordel med nogen, der ser kommunikationen udefra. Ofte er der en indforståethed i måden vi taler på: Vi behøver ikke sige så meget, for vi ved jo godt, hvad vi mener. Det er bare langt fra sikkert, at alle ved det – ikke mindst hvis man er ny medarbejder.

Det er ikke gratis a lave en podcast uanset om man køber sig til ydelsen eller bruger interne lønkroner. Til gengæld kan investeringen komme igen ved, at medarbejderne får den information, der gør dem til effektive og tilfredse medarbejdere.